Disse retningslinjer vedrører udelukkende afskedigelser, som Frederiksberg Kommune tager initiativet til (uansøgte). Behandling af de ansattes egne opsigelser er ikke beskrevet i disse retningslinjer.

Retningslinjerne er et opslagsværk, som kan bruges i konkrete situationer. Alle ledere med personaleansvar bør dog læse retningslinjerne i deres helhed.

Selv om retningslinjerne er udformet, så de principielt dækker de forskellige overenskomster mv., så skal du også altid læse reglerne i de relevante overenskomster mv. Retningslinjerne har forrang i situationer, hvor de beskytter medarbejderen bedre end lovgivning eller aftaler.

Kontakt HR-afdelingen, hvis du er tvivl om regler eller procedurer. Afdelingen er altid parat til at give råd og vejledning.

Ledere SKAL altid kontakte HR-afdelingen, hvis de overvejer at afskedige tjenestemænd, reglementsansatte eller budgetmæssigt fastansatte. Ledere opfordres desuden til at kontakte HR-afdelingen, allerede tidligt i et forløb, der kunne ende med en afskedigelse af tjenestemænd, reglementsansatte eller budgetmæssigt fastansatte, således at alle procedurer i forhold til samtaler m.v. forløber korrekt.

 

  1. Regler, der altid skal følges i forbindelse med afskedigelser

1.1 Hvem kan afskedige?

Kompetencen til afskedigelse er fastlagt i ”Kompetencefordelingen ved ansættelse, afskedigelse og lønforhandling” og udspringer af kommunens Delegationsplan vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 22. juni 2015.

 

Kompetencen til afskedigelse er fordelt således:

Kommunaldirektøren og øvrige medlemmer af direktionen: Kommunalbestyrelsen.

Afdelingschefer: Direktionen.

Ledere og øvrige medarbejdere med/over en samlet årlig grundløn på 457.600 kr. 31.03.00-niveau eksklusiv pension: Nærmeste leder med økonomi- og personaleansvar.

Ledere under en samlet årlig grundløn på 457.600 kr. i 31.03.00-niveau eksklusiv pension: Nærmeste leder med økonomi- og personaleansvar.

Øvrige ledere og medarbejdere: Nærmeste leder med økonomi- og personaleansvar.

Tjenestemænd, reglementsansatte og budgetmæssigt fastansatte: Kun ved inddragelse af HR-afdelingen og efter forudgående godkendelse i Direktionen.

 

1.2 Hvordan kan det gøres på en ordentlig måde?

Frederiksberg Kommune lægger vægt på, at afskedigelser så vidt muligt undgås. Medarbejderen skal altid have vejledning, man skal forsøge at omlægge arbejdet og/eller finde anden beskæftigelse ved kommunen, inden det besluttes at afskedige. Når det bliver nødvendigt, skal afskedigelsen ske på en ordentlig og respektfuld måde.

Det betyder bl.a.:

at en opsigelse altid skal være saglig og begrundet.

at en tillidsrepræsentant eller anden bisidder så tidligt som muligt skal inddrages og deltage i alle samtaler om afskedigelsen, med mindre den pågældende udtrykkeligt frabeder sig dette.

at lederen som hovedregel skal give en påtænkt opsigelse både mundtligt og skriftligt og den pågældende medarbejder skal altid have mulighed for at give udtryk for sit syn på opsigelsen(partshøring)

at en opsigelse aldrig (bortset fra bortvisning) meddeles mundtligt eller skriftligt, så den modtages fredag-lørdag eller op til helligdage og ferier

at en medarbejder efter meddelelsen om en påtænkt opsigelse skal have mulighed for at drøfte situationen med sine kolleger (gælder dog ikke i tilfælde af bortvisning eller øjeblikkelig suspension)

at øvrige medarbejdere orienteres om opsigelser og i videst mulig omfang om baggrunden herfor

orienteringen må ikke indeholde tavshedsbelagte oplysninger

 

  1. Årsager til afskedigelser

Medarbejdere kan blive afskediget, når

deres stilling nedlægges

deres helbred gør det nødvendigt

andre årsager

 

2.1 Stillingen nedlægges

Strukturændringer skal drøftes i MED-udvalget inden de gennemføres.

Inden ledelsen beslutter at opsige medarbejdere, skal andre muligheder være udtømt. Hvis en arbejdsplads ikke selv kan anvise andet arbejde, er den forpligtet til at inddrage fagområdet og om nødvendigt HR-afdelingen. Hvis disse bestræbelser ikke lykkes, kan lederen begynde processen.

Lederen skal orientere den pågældende medarbejder om de bestræbelser, der har været gjort for at anvise andet arbejde.

Lederen skal også sørge for, at en opsagt medarbejder bliver skrevet op på kommunens tryghedsliste. Personer på tryghedslisten har fortrin til ledige stillinger, de er kvalificerede til, i opsigelsesperioden. Listen administreres af HR-afdelingen. Det er frivilligt, om medarbejderen vil optages på listen, men pågældende skal have tilbud om det.

Når der er klarhed over, hvem der skal afskediges eller overflyttes til anden stilling, skal lederen orientere tillidsrepræsentanten og fastlægge en plan for information af berørte medarbejdere og orientering af øvrige medarbejdere.

God, hurtig og grundig information til alle medarbejdere og eventuelle samarbejdsparter er vigtig, så fejlagtige myter undgås. Medarbejderne skal orienteres om baggrunden, omfanget, hvornår og på hvilke vilkår. Lederen orienterer først medarbejdere, som skal afskediges, derefter medarbejdere som skal flyttes og til sidst til øvrige medarbejdere.

 

2.2 Afskedigelse på grund af dårligt helbred

Arbejdspladsen skal aktivt forebygge sygefravær og sikre en tidlig opfølgning, når en medarbejder rammes af sygdom. Dette er beskrevet nærmere i Frederiksberg Kommunes politik om Sundhed og Sygefravær.

Afskedigelser på grund af dårligt helbred kan komme på tale, hvis en medarbejder

ikke kan vende tilbage til arbejdspladsen på grund af vedvarende sygdom

ikke kan vende tilbage på grund af varig nedsat arbejdsevne og mulighederne for fastholdelse er udtømt, herunder også muligheden for at ansætte pågældende i et job på særlige vilkår enten på arbejdspladsen eller på en anden af kommunens arbejdspladser

ikke overholder en aftale om at reducere et uforklaret fravær

har hyppigt sygefravær

 

Hvis der er tale om afskedigelse på grund af vedvarende sygdom eller nedsat arbejdsevne, skal lederen vejlede om mulighederne for eventuelt at blive ansat igen, hvis pågældendes helbred skulle blive bedre, og hvis der er en ledig stilling, som den pågældende vil kunne bestride.

 

Ved alvorlig sygdom, der kan være livstruende, er det lægernes prognose, som afgør overvejelserne. Er prognosen god trods en alvorlig diagnose, er udgangspunktet, at medarbejderen fastholdes og evt. genoptager arbejdet på lempelige vilkår.  Der skal i disse situationer altid gives den nødvendige tid til at udrede en sikker prognose, inden lederen tager stilling til evt. ændringer i arbejdsvilkår mv.

Når en medarbejder kommer til skade under arbejdet (tilskadekomst i tjenesten), skal medarbejderen så vidt muligt tilbydes arbejde, som pågældende kan bestride, enten på arbejdspladsen eller på en anden af kommunens arbejdspladser. HR-afdelingen skal om nødvendigt inddrages i bestræbelserne på evt. at finde andet arbejde. En medarbejder kan derfor ikke blive afskediget efter at være kommet til skade på arbejde, uden at HR-afdelingen har været inddraget, og uden afdelingen har vurderet, om evt. afskedigelse skal forelægges Magistraten.

Bemærk, at sygefravær pga. graviditet aldrig er saglig årsag til afskedigelse.

Ved behov for dokumentation for sygdom henvises til retningslinjer for håndtering af sygefravær, hvor der er beskrivelse af brug af friattest og mulighedserklæring.

 

2.3 Andre årsager til afskedigelse

Opsigelse af ”andre årsager” omfatter situationer, hvor

  • medarbejderen er uegnet til jobbet
  • der er samarbejdsproblemer
  • medarbejderen har misligholdt ansættelsesforholdet

 

Inden der kan tages stilling til evt. afskedigelse af ”andre årsager”, skal lederen have vejledt medarbejderen om arbejdspladsens forventninger med hensyn til løsning af opgaverne, adfærd m.m. Hvis medarbejderen ikke lever op til arbejdspladsens udmeldinger og rimelige forventninger på grund af manglende evne eller vilje, skal lederen påtale forholdet.

Ledelsen skal skrive notater med oplysninger om, at medarbejderen har fået instrukser, men ikke har fulgt dem, eller at medarbejderen har fået besked på at ændre adfærd, men ikke har gjort det. Af notaterne skal fremgå, hvem der har været til stede. Hvis medarbejderen eller dennes bisidder ønsker at notatet suppleres med oplysninger om pågældendes opfattelse, skal det respekteres. Medarbejderen eller dennes bisidder skal have notatet udleveret med anmodning om indenfor en nærmere (rimelig) aftalt frist at komme med eventuelle bemærkninger til notatet.

Lederen skal kun meddele en advarsel, når lederen ønsker skriftligt at give medarbejderen klar besked om, at et beskrevet forhold betragtes som en misligholdelse af ansættelsesforholdet. Beskrivelsen skal indeholde oplysninger om, at en gentagelse af dette vil få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Medarbejderen og dennes tillidsrepræsentant eller anden bisidder skal have mulighed for at redegøre for deres opfattelse.

 

  1. Fremgangsmåden

3.1 Mundtlig orientering om påtænkt afskedigelse

Når en medarbejder påtænkes afskediget, indkaldes medarbejderen og dennes tillidsrepræsentant (evt. anden bisidder) til et møde. Et sådant møde kan allerede være afholdt tidligere, hvis det er i et forløb, hvor der har været holdt møder om grunden til den påtænkte afskedigelse.

Hvis mødet ikke kan arrangeres på grund af sygdom, eller medarbejderen ikke ønsker at deltage, kan man gå direkte til skriftlig høring før opsigelse.

 

På mødet informeres om de forhold, der har ført til indkaldelsen. Der skal oplyses om:

  • Årsagen til den påtænkte afskedigelse
  • Fratrædelsestidspunkt

 

Afskedigelsesvilkår herunder:

  • Fratrædelsesgodtgørelse
  • Pension
  • Tryghedsliste
  • Opfordre til at søge relevant rådgivning om efterløn, jobanvisning mv. hos A-kasse eller bopælskommune
  • Retten til partsaktindsigt

Medarbejderen og bisidderen skal have mulighed for at redegøre for deres opfattelse.

Lederen udarbejder et mødenotat. Af notatet skal fremgå, hvem der har været til stede. Hvis medarbejderen eller dennes bisidder ønsker at notatet suppleres med oplysninger om pågældendes opfattelse, skal det respekteres.

3.2 Skriftlig høring før afskedigelse

Der gælder særlige procedureregler for afskedigelse. Bl.a. skal der ske partshøring. Det betyder, at den berørte medarbejder får mulighed for at udtale sig , inden der træffes endelig beslutning om opsigelse. Lederen skal derfor skrive til medarbejderen, at man påtænker at opsige vedkommende og beskrive grunden til det – brevet hedder ”påtænkt afsked” (Se skabelon til påtænkt afsked i ”Værktøjer”).

Medarbejderen skal have en rimelig tid til at udtale sig, bl.a. fordi medarbejderen skal have mulighed for at rådføre sig med sin organisation, en advokat eller andre. Fristen bør derfor kun undtagelsesvis være kortere end to uger. Der kan dog i nogle overenskomster være fastsat en længere høringsfrist. I brevet skal oplyses, hvornår en eventuel udtalelse senest skal være modtaget.

Den forhandlingsberettigede organisation skal også orienteres og have lejlighed til at udtale sig. I brevet til organisationen må kun stå, at man påtænker at opsige medarbejderen og at der er sendt brev herom til medarbejderen. Der vil nemlig ofte i begrundelser for opsigelser være oplysninger, som på grund af tavshedspligten ikke må videregives til andre.

Derfor skal medarbejderen have to eksemplarer af brevet påtænkt afsked, og det skal indeholde en bemærkning om, at det ene eksemplar kan gives til organisationen, hvis medarbejderen ønsker at inddrage den i sagen.

 

Brevet påtænkt afsked skal indeholde oplysninger om:

  • Årsagen til afskedigelsen
  • Fratrædelsestidspunkt

 

Afskedigelsesvilkår herunder:

  • Fratrædelsesgodtgørelse
  • Pension
  • Tryghedsliste
  • Ret til partsaktindsigt og fristforlængelse
  • Fristen til evt. udtalelse
  • Bemærkning om kopien til organisationen

3.3 Opsigelsen

Når fristen for udtalelsen er udløbet, eller når udtalelsen foreligger, skal det besluttes, om man vil opsige medarbejderen. Hvis det besluttes at opsige medarbejderen, skal lederen igen skrive til medarbejderen og til organisationen om opsigelsen. Dette brev hedder ”endelig afsked”.

Brevene skal indeholde oplysninger svarende til dem, der blev givet i brevet om den påtænkte afskedigelse, herunder at den pågældende har fået en kopi til evt. udlevering til organisationen. Eftersom der nu er tale om en endelig opsigelse er det dog ikke relevant med yderligere oplysninger om partsaktindsigt eller frist til udtalelse.

Skønner den forhandlingsberettigede organisation, at afskedigelsen ikke er rimeligt begrundet, kan organisationen kræve sagen forhandlet, jf. overenskomsternes bestemmelser herom. (Se skabelon til afskedigelsesbrevet i ”Værktøjer”).

 


 4. Regler og varsler

4.1 Varsler

Udover reglerne i afsnit 3 gælder følgende særlige regler:

Opsigelsesvarsler for overenskomstansatte i henhold til Funktionærloven

 

Ansættelsestid: Opsigelsesvarsler:
Aftalt ansat på prøve 14 dage (opsigelse inden 2 måneder og 14 dage)

 

Aftalt midlertidig ansættelse i mindre

end 3 måneder

 

14 dage (opsigelse inden 2 måneder og 14 dage)
0 – 6 måneder 1 måned (opsigelse inden udgangen af 5. måned)

 

6 måneder – 3 år 3 måneder (opsigelse inden udgangen af 2 år og 9 måneder)

 

3 – 6 år 4 måneder (opsigelse inden udgangen af 5 år og 8 måneder)

 

6 – 9 år 5 måneder (opsigelse inden udgangen af 8 år og 7 måneder)

 

Over 9 år 6 måneder (opsigelse efter 8 år og 7 måneder)

 

4.2 Fratrædelsesgodtgørelse i henhold til Funktionærloven

I forbindelse med opsigelse er overenskomstansatte berettiget til fratrædelsesgodtgørelse i henhold til Funktionærloven.

Det vil som hovedregel betyde, at man får fratrædelsesgodtgørelse svarende til:

  • 1 måneds løn efter 12 års ansættelse
  • 3 måneders løn efter 17 års ansættelse

 

4.3 Særligt om opsigelse af tillidsrepræsentanter

Tillidsrepræsentanter kan kun afskediges i særlige situationer. Der skal normalt forhandles med den faglige organisation. HR-afdelingen skal altid inddrages fra starten.

 

4.4 Hjemsendelse og bortvisning

Betingelserne for bortvisning af en overenskomstansat er, at der er tale om en særlig grov tilsidesættelse af forpligtelserne, som sker ved en bevidst handling, og at ledelsen reagerer omgående og forfølger sagen uden ophold.

En grov tilsidesættelse af forpligtelserne kan f.eks. bestå i en økonomisk forbrydelse overfor kommunen, en klient eller andre. Vold, sædelighedsforbrydelser og beruselse er andre eksempler. Nægtelse af at udføre pålagt arbejde kan også være et eksempel. Misligholdelsen skal være af en sådan karakter, at kommunen ikke kan tåle, at medarbejderen stadig er ansat.

Hvis medarbejderen har haft grund til at tro, at hans adfærd ikke ville blive betragtet som grov misligholdelse, kan han ikke bortvises. Det kan være tilfældet, hvis tilsvarende adfærd fra hans eller kollegers side tidligere er tolereret. Da må ledelsen gøre klart overfor alle medarbejdere, at en gentagelse vil medføre bortvisning.

Hvis en medarbejder groft har svigtet sine forpligtelser, er der mulighed for at afskedige vedkommende uden brug af opsigelsesvarsel og evt. fratrædelsesgodtgørelse. Den bemyndigede leder kan i sådanne tilfælde vælge at bortvise/hjemsende medarbejderen. Medarbejderen skal straks rydde arbejdspladsen for personlige effekter, aflevere nøgler, identitetskort samt slettes som bruger af kommunens elektroniske systemer.

Ved bortvisninger kræves der også partshøring. Medarbejderen hjemsendes straks med bemærkning om, at ledelsen overvejer bortvisning, og at der vil blive sendt et høringsbrev med redegørelse for årsagen til den påtænkte bortvisning og med en rimelig frist for medarbejderen til at udtale sig. Det medfører, at ansættelsesforholdet kan ophæves med øjeblikkelig virkning. Det reelle bortvisningstidspunkt er når høringen er endt, og der er taget endelig beslutning om bortvisningen. Medarbejderen får løn til og med den dag, hvor den endelige bortvisning er besluttet.

Der er strenge krav til behandlingen af en bortvisningssag, hvorfor den overordnede leder straks skal orienteres. Denne skal kontakte HR-afdelingen, før bortvisningen definitivt foretages. Den lokale leder meddeler straks medarbejderen og hans tillidsrepræsentant, at der overvejes en bortvisning.

Ledelsen skal handle omgående, det betyder, at en bortvisning kun kan ske, hvis medarbejderen straks underrettes om den påtænkte bortvisning, så snart ledelsen er bekendt med misligholdelsen. Ellers kan man ikke fravige de normale opsigelsesvarsler. Det forudsætter også, at ledelsen har ført tilsyn med arbejdspladsen, og derfor er i stand til at konstatere misligholdelsen inden for en rimelig tid.

En misligholdelse, som ledelsen har kendt til, men ikke har skredet ind overfor, kan ikke senere føre til en bortvisning. Det gælder også i tilfælde, hvor en lokal ledelse har kendt til forholdet, idet en overordnet ledelse ikke kan foretage bortvisning, selvom den overordnede ledelse handler så snart, den er gjort bekendt med forholdet.